Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnotiz (oder allgemeiner: Automatische Antwort) ist eine vom Mailserver erzeugte Antwort auf eine eingehende E-Mail. Sie kann zum Beispiel dazu verwendet werden, dem Absender einer E-Mail automatisch mitzuteilen, dass der Empfänger in Urlaub ist und seine E-Mails erst nach seiner Rückkehr bearbeiten und beantworten wird. Auch andere Mitteilungen lassen sich auf diese Weise versenden.

Die Abwesenheitsnotiz kann im ZEDAT-Portal

https://portal.zedat.fu-berlin.de/

im Block "Dienste" unter dem Punkt "E-Mail-Einstellungen" konfiguriert und aktiviert bzw. deaktiviert werden. Klicken Sie dazu den Button "konfigurieren" neben "Abwesenheitsnotiz" an. In das Feld "Subject:" tragen Sie den Betreff der automatischen Antwort ein, der mit "Abwesenheitsnotiz" vorbelegt ist. Das Feld "Text:" nimmt den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz auf (max. 4096 Zeichen). Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz durch Setzen des entsprechenden Häkchens tatsächlich zu aktivieren.

Um eine Überschwemmung mit identischen Nachrichten zu vermeiden, bekommt ein Absender nicht für jede Nachricht eine automatische Antwort, sondern maximal eine innerhalb von drei Tagen. Spam-Mails und Nachrichten von Mailinglisten werden nicht automatisch beantwortet.

Der Empfang automatischer Abwesenheitsmeldungen wird nicht von allen geschätzt, so dass der Einsatz gut überlegt sein sollte. Desweiteren sollten Sie vorsichtig sein und nicht zu viele Informationen über sich mit einer Abwesenheitsnotiz preisgeben. Bedenken Sie, dass die gutgemeinte Information über einen längeren Urlaub nicht nur Kollegen auf ausbleibende Antworten vorbereiten, sondern auch einen möglichen Einbrecher erreichen könnte.

Die Abschaltung einer Abwesenheitsnotiz wird bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz oft vergessen. Machen Sie sich am besten bei der Einrichtung gleich eine entsprechende Notiz.